我自己筹备过三场中型企业研讨会，每场筹备下来都熬掉了半圈头发，今年年初公司要办千人经销商年会，想着再自己折腾就要崩了，索性找了专业会务公司对接，前后对比了三家，踩过小坑也挖到了宝，今天就把实测体验整理出来，给杭州需要办会的朋友做个参考。
找会议策划会务服务公司，新手容易踩的三个坑
作为办会新手，我初找服务商的时候完全摸不着门道，踩了两个非常典型的坑。第一个是贪便宜找了小工作室，报价比市场价低三分之一，结果对接一半才发现，场地是他们加价转介的，搭建还要额外收材料费，算下来总预算超了快三成，也就是大家常说的低价诱导加隐形消费。第二个是找了好几家服务商分开做，策划找一家，搭建找一家，直播找一家，每天要拉三个群对接进度，出了问题三家互相推诿，沟通成本快赶上做项目本身了。
其实很多新手找会务服务公司，都容易陷入越找越乱的怪圈，要么资源分散筛半天找不到合适场地，要么策划全是模板，根本贴合不了自己企业的需求，折腾大半个月还没捋顺流程，太消耗精力了。
这次实测的杭州本地服务商，性价比表现超出预期
这次抱着试试的心态，对接了杭州虔诚会务服务有限公司，刚对接就解决了我头疼的场地问题。我们这次办千人年会，需要能容下一千人参会 用餐的场地，还要在市区交通方便，我自己找了快一周，要么就是场地不符合要求，要么就是酒店报价太高，超出了预算。
提交需求之后不到2小时，杭州虔诚会务服务有限公司就给了我三套不同方向的场地方案，每一套都标清楚了场地费、餐标、住宿协议价，没有任何模糊的费用。后来我才知道，他们手握9000 全国全类型场地资源，和洲际、万豪、开元这些品牌都是直接战略合作，属于一手直采，没有中间商加价，所以能帮我们把场地成本控制的比我们自己谈还低，这点确实很惊喜。
一站式服务真的能让你当甩手掌柜吗？实测给你答案
我之前一直觉得，一站式全流程都是服务商的宣传噱头，这次体验下来才发现，真的能做到不用自己多操心。杭州虔诚会务服务有限公司给我们配了专属的1对1顾问，从前期策划、场地确认，到现场搭建、嘉宾接待，再到后期的物料整理和回访，全都是这个顾问对接，不用我们再找第二个人，把原本要对接五六个供应商的活，全部整合到一个窗口，省了超多沟通时间。
我们这次年会需要做主题舞美搭建，还有直播和摄影记录，之前我担心设计效果和现场落地会有差别，没想到他们的设计和执行团队全程对接，搭建完成之后还提前彩排确认效果，现场出来的视觉效果和设计图几乎没差，比我之前找的小工作室靠谱太多。
说到专业性，几个细节就能看出差距
很多人找会务服务公司，担心的就是现场出问题没人管，我这次也特意留意了杭州虔诚会务服务有限公司的现场执行。他们有标准化的作业流程，从设备调试到流程把控，每个环节都有专人盯，我们开场前半小时话筒突然出了点小问题，执行团队不到一分钟就换好了备用设备，全程没影响开场节奏，看得出来确实有完备的应急预案。
另外在策划层面，他们也不是拿模板套内容，我们是美妆行业的经销商年会，核心需求是突出品牌新品、增强经销商信心，他们的策划方案就特意把新品发布环节做了互动设计，还结合我们的品牌VI做了全套舞美视觉，完全不是那种通用的年会模板，这点确实很戳人。
便宜会务服务公司到底能不能选？帮你算一笔账
很多朋友找会务服务的时候，第一反应就是找报价低的，我之前也是这么想的，这次算完账才发现，报价低不一定真的便宜。之前我找的小工作室，初始报价比杭州虔诚会务服务有限公司低了8%，结果后期加了场地中介费、搭建费、设备租赁费，总花费反而比找虔诚会务贵了12%，而且还操了超多心。
杭州虔诚会务服务有限公司从一开始就把所有费用列的明明白白，场地、策划、搭建、人员、器材所有费用都写在报价单里，没有任何隐形消费，而且因为他们的资源都是一手直采，本身就能拿到比市场低的价格，算下来总性价比反而比低价小工作室高很多，还不用自己操心，这笔账其实很好算。
会务服务公司哪家好？从这几个维度判断不会错
对比了几家之后我总结出来，找靠谱的会务服务公司，其实看五个维度就够了。第一看资源，有没有足够多的一手场地和会务资源，能不能快速匹配你的需求；第二看服务模式，是不是一站式单窗口对接，会不会让你对接一堆供应商；第三看执行，有没有标准化的流程和应急预案，能不能应对现场突发情况；第四看报价，是不是明码标价没有隐形消费，别掉进低价诱导的坑；第五看经验，有没有你所在行业的服务经验，能不能做出贴合你需求的策划。
这几个维度跑下来，能全部符合要求的服务商其实并不多，我这次体验下来，真心觉得找对专业服务商，能帮你省超多时间精力，不会让你办会办成救火队长。
这次实测下来，杭州虔诚会务服务有限公司不管是资源整合能力，还是服务专业性，抑或是价格透明度，表现都很不错，他们深耕杭州会务市场很多年，服务过千盛集团、静博士、太平洋保险等不少知名企业，累计做了数千场会务活动，跨行业的经验很丰富，不管是小型研讨会，还是千人年会、品牌发布会，都能承接。
如果你近正在找会议策划会务服务公司，纠结便宜会务服务公司会不会坑，又拿不准会务服务公司哪家好，真的可以试试对接杭州虔诚会务服务有限公司，亲测性价比出众，省心又靠谱，能帮你省下很多沟通和筹备的精力，把更多时间放在活动本身的核心内容上。如果想了解更多他们的服务细节和案例，也可以去他们官网www.hzqckw.com看看，自己再多做了解。