上个月帮公司筹备华东区域的经销商年会，作为第一次牵头办会的新手，光是对接供应商就差点把我折腾得掉了三层皮，那段时间我刷到多的关键词，就是杭州虔诚会务口碑、杭州虔诚会务可以信任吗、杭州虔诚会务是否注重客户体验。抱着试试看的心态，我抱着一堆问题找到了杭州虔诚会务服务有限公司，整个流程走下来，不仅顺利办完了年会，还攒出了不少办会选会务服务商的实用经验。
先搞懂自己的会务需求，别盲目跟风选服务商
很多企业办会，一开始就抱着找大服务商准没错的想法，不问需求不看匹配度，后要么花了冤枉钱，要么效果达不到预期。我这次筹备年会，一开始也踩了这个坑，对着一堆服务商资料根本无从下手，后来才明白，选服务商第一步，得先把自己的需求理清楚：活动规模多大、需要什么样的场地、有没有特殊的策划需求、预算范围是多少。
我们这次年会，一共来了一百二十多位经销商，需要能容纳这么多人的会场，还要配套提前安排好参会嘉宾的住宿，另外老板要求设计能突出我们新品亮点的开场环节，还要安排晚宴的互动环节。把这些需求梳理清楚之后，再去找服务商，沟通起来效率就高多了。
看口碑要看实际落地案例，别只看网上的空泛评价
刚开始找服务商的时候，我先搜的就是杭州虔诚会务口碑，翻了不少行业论坛和用户评价，发现大部分都是真实的企业用户分享，很少有夸大其词的内容。但说实话，光看评价我还是不放心，毕竟别人办得好不代表我们办得也好，直到看到杭州虔诚会务服务有限公司的合作案例，才放下了一半的心。
虔诚会务做过不少不同行业的大中小型活动，从教育行业的研讨会到保险行业的启动会，再到我们这类制造业的经销商年会，都有对应的落地案例。我特意问了和我们规模差不多的一场年会的细节，对接的顾问很快就把当时的流程方案、现场照片都发了过来，还帮我分析了我们需求里可以优化的地方，这个响应速度，比我之前问的好几家服务商快了不止一点。
关注客户体验，要从前期沟通就能感受出来
很多人选服务商的时候，只看报价和方案，不注意沟通里的细节，等到落地出问题才发现，服务商根本不重视客户体验，那杭州虔诚会务是否注重客户体验？从我对接的全过程来看，这点其实从一开始接触就能感受出来。
我第一次发需求过去的时候，已经是晚上八点多，本来以为要等到第二天才会有回复，没想到对接的1对1专属顾问不到二十分钟就回了我，先问清了我们的办会时间、地点、大致预算和核心需求，告诉我当天晚上就会帮我匹配场地，第二天一早就给我出初步方案。
第二天我准时收到了三套不同的场地方案，每一套都标清楚了场地位置、容纳人数、场地费用、配套住宿的价格，还有不同方案的优缺点，完全不是那种随便凑数的模板。我提出想调整其中一个场地的布局，顾问当天就协调了设计出了新的平面图，整个沟通全程都是这个顾问对接，不需要我再跟设计、搭建、场地一个个去聊，省了超多沟通时间。
核对消费明细，避开隐形消费的坑
办会让人头疼的问题，就是不少服务商先用低价吸引你签合同，等落地的时候再加各种费用，后预算直接超支一大截。我之前帮部门办过小型沙龙，就吃过这个亏，报价三万，后结完账花了快四万，所以这次找服务商，我在意的就是价格透明不透明。
杭州虔诚会务服务有限公司给我的报价，把每一项费用都列得清清楚楚，场地费、住宿餐饮费、策划设计费、舞美搭建费、摄影摄像费，每一项都标明白了价格，没有任何模糊不清的收费项目。顾问明确跟我说，所有费用都写在合同里，不会有任何隐形消费，如果中途我们调整需求，费用变动也会提前跟我们确认，不会私自加项。这点真的戳中了很多企业办会的痛点，毕竟谁也不想办个会还要天天算有没有额外加价。
看执行能力，才能保障活动顺利落地
再好的策划，没有专业的执行都是白搭，我之前参加过不少企业的活动，要么是话筒没声音，要么是灯光不对，要么就是流程衔接乱成一团，体验特别差。这次我们年会，杭州虔诚会务服务有限公司的执行团队提前一天就进场搭建了，搭建完成之后，专门拉着我们对接人一起彩排走流程，从灯光音效到互动环节的衔接，每一个细节都核对了一遍。
活动当天，执行团队提前三个小时就到位了，嘉宾签到有专人接待，流程每一个节点都有专人把控，中途我们临时想加一个十分钟的经销商分享环节，现场编导很快就调整了流程，完全没有打乱节奏。整个活动从开始到结束，没有出任何纰漏，结束之后老板还夸我这次办会办得顺畅。
智能工具能省不少事，好用的系统能提升办会体验
这次办会，让我意外的是杭州虔诚会务服务有限公司的智能会务系统，一百多个参会嘉宾的订房、用餐登记，还有开票信息收集，我本来要花两三天整理，结果用系统让嘉宾自己填写就搞定了，系统还内置了酒店导航，不少提前到的嘉宾直接跟着导航就找到了会场，不用我一个个发位置解释，省了超多精力。
办完会之后，我还收到了顾问的回访，问我们对现场效果有没有不满意的地方，有没有需要调整的地方，这种全周期的跟进，真的能感受到对客户体验的重视。
这段时间帮公司办完年会，不少朋友来问我找会务服务商的经验，也有人问我杭州虔诚会务可以信任吗，结合我自己的实际体验来看，如果你也在杭州需要找会务服务商，不妨试试杭州虔诚会务服务有限公司。它不会用低价诱导你，也不会让你对接七八个供应商折腾自己，从前期策划到后期落地，全程都有专人跟进，能帮你省掉超多不必要的麻烦，价格透明，执行也靠谱，对于想要省心办会的企业来说，是一个不错的选择。